Hazırlıksız Konuşma Türleri ve Kuralları
Günlük Konuşmalar
Bir günün çeşitli zaman dilimlerinde gereksinimlerin karşılanması, isteklerin, duygu ve düşüncelerin belirlenmesi konuşmayı zorunlu kılar. Bu tür konuşmalar önceden bir hazırlık gerektirmeyen konuşmalardır. Bu türdeki konuşmalara günlük konuşmalar veya gelişigüzel konuşmalar denir. İçinde bulunulan durum, seslenilen kişi(ler), amaç(lar) vb. değişkenler günlük konuşmanın türlerini belirler. Karşılaşılan durumların çokluğu günlük konuşma türlerinin de çoğalmasına yol açar. Bir gün içinde aynı anda veya değişik zaman dilimlerinde bu türlerden birkaçı veya hepsi kullanılabilir.
Günlük konuşmalarda dikkat edilmesi gereken bazı kurallar vardır. Bu kurallarda türlerin özelliklerine göre bazı değişiklikler olsa da günlük konuşmalarda dikkat edilmesi gereken kurallar temelde aynıdır. Günlük konuşma türlerinin özelliklerine değinilerken konuşurken dikkat edilmesi gereken noktalar da belirtilecektir.
Günlük konuşmalar başlıca şu türlere ayrılabilir:
Söyleşi
İki veya daha çok kişinin karşılıklı konuşmasıdır. Bu konuşma bir karara varmak amacı ile yapılmaz. Arkadaşça, dostça konuşarak hoşça vakit geçirmek amacı vardır. Söyleşirken dikkat edilmesi gereken kurallar vardır. Bu kuralların diğer günlük konuşma türleri için de geçerli olduğu unutulmamalıdır. Bu kurallar şunlardır:
• Söylenilenler doğru olmalıdır.
• Dedikodu yapılmamalıdır. Unutulmamalıdır ki, siz bir başkasının dedikodusunu yaparsanız, sizin olmadığınız ortamlarda da sizin dedikodunuz yapılacaktır.
• İçten davranılmalı, insanlarla pazarlıksız bir iletişim kurulmalıdır.
• Konuşmanın uygun zamanlarında karşıdaki kişinin adı söylenmelidir.
• Sadece bir kişi konuşmamalıdır. Söyleşinin karşılıklı konuşma olduğu unutulmamalıdır.
• Dinleyen kişiye zorla bir görüşü benimsetmeye çalışılmamalı, o kişinin de görüşlerine saygı gösterilmelidir.
• Konuşurken konuşmanın olanaklarından (bkz. Ünite 3) yararlanılmalı; ama bağıra bağıra konuşulmamalıdır.
• Konuşurken el – kol eylemleri abartılmamalıdır. Yoksa söylenilenden çok eylemlere dikkat edilir.
• Konuşanın sözü kesilmemeli, düşüncesini söylemesine olanak sağlanmalıdır.
• Sonradan konuşma ortamına gelenleri konuşmaya katmak için konuşulan konu kısaca o kişiye de anlatılmalıdır. Konu gelen kişiye açıklanmak istenmiyorsa ortak bir konu üzerinde konuşulmaya başlanmalıdır.
Tanışma – Tanıştırma
Günlük yaşamda kişilerle tanışmak ve tanıştırılmak durumunda kalınabilir. Bu, yeni dostlukların, arkadaşlıkların başlangıcı olabilir. İletişimde bu ilk dakikaların önemi büyüktür. Tanışma ve tanıştırmada bazı kalıplaşmış sözler söylenir. Yalnız, bu sözler zorunluluk olduğu için değil, içtenlikle söylenmelidir.
Tanışmada, tanışacak kişilerden, sonra gelen adını ve soyadını söyler. Diğeri ise “memnun oldum” diyerek kendi adını söyler. Hal hatır sorularak konuşma devam ettirilir. Konuşma sonunda ayrılırken tanışıldığı için memnun olunduğu belirtilir ve yeniden görüşülmek istendiği bildirilir.
Tanıştırmada ise tanışmadan değişik olarak kişilerin adları ve gerekirse mesleklerini tanıştıran kişinin söylemesidir. Tanışma birebir yapılan bir eylemken, tanıştırma üçüncü bir kişinin aracılığıyla gerçekleşen bir eylemdir. Tanıştırma görevini üstlenen kişi küçükleri büyüklere, erkekleri kadınlara, sonra gelen kişi/leri önce gelmiş kişi/lere tanıtmaya özen göstermelidir.
Tanıştırmada da kişiler tanıştırıldıklarından dolayı memnun olduklarını belirtirken el sıkışırlar. Uzatılan elin sıkılmaması bir görgü ve saygı kuralıdır. Elin sıkılmaması, havada bırakılması karşı tarafa saygısızlıktır. Öncelikle büyüklerin ya da kadınların el uzatması gerekir.
Soru Sorma ve Soruya Karşılık Verme
Soru sorulmadan önce izin istenir. İzin verilince soru anlaşılır ve kısa biçimde sorulmalıdır. Soruya karşılık verecek kişi de soruyu anlaşılır ve kısaca yanıtlamalıdır. Sorunun yanıtı bilinmiyorsa açık yüreklilikle yanıtın bilinmediği belirtilmelidir. Yanlış yanıtlar vererek karşı tarafı aldatmak doğru değildir.
Soru soran kişi sorusunun karşılığını alınca -bilinsin ya da bilinmesin- teşekkür etmelidir. Soruya karşılık veren kişi ise yaptığı yardımın önemli olmadığını belirtecek sözler söylemelidir. “Bir şey değil” gibi.
Özür Dileme
Yaşamda bazı nedenlerden dolayı yanlışlar yapılabilir veya yapılanlar, söylenilenler karşınızdaki tarafından yanlış anlaşılabilir. Bu durumu düzeltmek, karşınızdakinin gönlünü almak, dostluk ve arkadaşlık ilişkilerinin devamını sağlamak için özür dilenmelidir. Ancak özür dilemek bir çözüm değildir, özür dilenecek durumların yaratılmaması daha doğrudur. Özür dilenerek her şeyin düzeleceği, eskisi gibi olacağı umulmamalıdır. Fakat bazı durumlar vardır ki; yapılmak istenmeyen davranışlarda bulunulur, söylenilmek istenmeyen amacını aşan sözler çıkıverir ağızdan. Bu gibi durumlarda özür dilemek bir gerekliliktir. Özür dilemekten çekinmemek gerekir.
Özür içten dilenmeli, özür dilemek için özür dilenmemelidir. Kusurlu olunduğu kabul edilip bağışlanmak için özür dilenmelidir. “Özür dilerim olur biter” diye düşünülmemeli insanların duyguları incitilmemelidir. Özür dilendikten sonra bir daha özre neden olan davranışta bulunmamaya, sözü söylememeye özen gösterilmelidir. Özür dilenirken niçin özür dilendiği belirtilip bunu oluşturan neden/ler açıklanır. Kısa, açık konuşmak, sözleri yinelememek; karşıdaki kişinin sinirli olabileceği varsayılarak yeni bir özre ortam oluşturmamak için sakin olmak gerekir.
Özür dilenen kişi de sakin olmalı; karşı tarafın sözünü kesmemeli; özrün içten dilendiğini, aslında yapılmak istenmeyen davranışlarda bulunulduğunu, söylenmek istenmeyen sözler söylendiğini, özür dileyen kişinin o anda kendini kontrol edemediğini kabul etmelidir.
Telefonla Konuşma
Çağımız iletişim çağı. İletişimin sağlanması için teknoloji, insanlara çeşitli olanaklar sunmaktadır. Telefon da bu olanaklardan biridir. Bu iletişim aracı günümüzde oldukça yaygın olarak kullanılmaktadır. Özellikle cep telefonlarının yaygınlaşmasıyla telefon konuşmaları daha da çoğalmıştır. Telefonda konuşurken şunlara dikkat edilmelidir:
• Telefon konuşmaları olabildiğince kısa yapılmalıdır. Telefon faturası konuşan kişi tarafından ödense bile telefon hatları boşu boşuna meşgul edilmemeli, konuşulan kişinin işi olabileceği de düşünülmelidir.
• Araç sürerken telefonla konuşulmamalıdır. Bu, trafik kurallarınca da yasaklanmıştır. Telefonla konuşmanın dikkat dağıtarak, kazaya neden olabileceği unutulmamalıdır.
• Konser, tiyatro, sinema vb. sanatsal etkinliklerin topluca izlendiği / dinlendiği yerlerde, herhangi bir uyarı yapılmasa bile, cep telefonları kapatılmalıdır.
• Toplu taşıtlarda telefonla konuşmak, hele hele sohbet etmek uygun düşmez. Ya telefon daha önceden devre dışı bırakılmalı ya da o anda konuşulamayacağı belirtilerek kapatılmalıdır.
• Yolda, sokakta yürürken telefonla konuşulmaması daha doğrudur. Bu durumlarda dikkat dağılması bazı kazalara yol açabilir. Uygun bir yerde durulup konuştuktan sonra yürümeye devam etmek gerekir.
• Telefonda bağırarak konuşulmamalıdır.
• Telefonla kişileri rahatsız etmeye, onlara uygunsuz sözler söylemeye, onların sinirlerini bozmaya kimsenin hakkı yoktur. Bu tür durumlar “telefon sapıklığı” olarak nitelendirilip bu kişilerin tedavi edilmesi gerekli görülmektedir.
• Bir yer aranmak istendiği zaman telefon görüşmesinden önce kağıt ve kalemin ulaşılabilir bir yerde hatta telefonunu yanında olması gerekir.
• Telefon açılıp “alo” denince aranan istenen yer olup olmadığı sorulur. Bunun için ya aranılan telefon numarası söylenir “iyi günler, 335 05 80 mi?” ya da kurum, kuruluş, kişi adı söylenir “ iyi günler Anadolu Üniversitesi mi?” gibi..
• Aranan yer doğru ise arayan kişi kendini tanıtıp görüşmek istediği kişinin ya da birimin adını söyler.
• Görüşülmek istenen kişiye ulaşınca görüşme konusu kısaca belirtilmeli varsa sorular açık, anlaşılır biçimde sorulmalıdır. Karşılık verecek olan da sorulara açık, anlaşılır ve kısa biçimde yanıt vermelidir.
• Günün saatine göre karşılıklı iyi gün dilekleri söylenerek görüşme bitirilir. Telefonla arayan telefonu önce kapatmalıdır. Arananın telefonu kapatması doğru değildir.
Görüşme
Herhangi bir konuda bilgi toplamak amacı ile o daldaki bir uzmanla yapılan konuşmalara denir. Günlük konuşmalarda bir amaca yönelik olması bakımından bu tür, diğerlerinden değişik özellikler gösterir.
Görüşmeye gidilmeden önce bazı hazırlıkların yapılması gerekir. Görüşmenin hangi konuda, kiminle, ne zaman, nerede olacağının saptanması gerekir. Görüşülecek kişiden randevu alınması ve sorulacak soruların da görüşmeden önce hazırlanması gerekir.
Görüşmeye giderken temiz ve özenli giyinilmelidir. Ağız temizliğine de ayrıca önem verilmelidir. Görüşülecek kişi ile karşılaşılınca görüşme isteyen kendini tanıtarak niçin geldiğini belirtmelidir. Görüşülecek kişi yer gösterip “oturunuz” demeden oturulmamalıdır.
Eğer görüşme bir büroda gerçekleşecekse çanta, paket vb. eşyalar görüşülecek kişinin masasının üzerine bırakılmamalı; ayakta dururken ellerle veya vücutla masaya dayanılmamalı; masadan bazı eşyalar alıp oynanmamalı; masadaki belgeler karıştırılmamalı, okunmamalıdır (Bu belirtilen durumlar izin istemek, belge imzalatmak vb. durumlar için girilen bir yetkilinin odasında da yapılmamalıdır).
Görüşme isteğinde bulunan böyle bir görüşmeye neden gereksinim duyulduğunu, elde edilecek bilgilerin nerede kullanılacağını belirterek söze başlar ve görüşülen kişiye daha önce saptanan soruları sırasıyla sorarak öğrenilmek istenen konunun çerçevesini belirler. Görüşme sırasında gerekirse alınan yanıtlar doğrultusunda yeni sorular sorulmalı; ama konudan uzaklaşılmamalıdır. Açıklanmak istenmeyen yönleri açıklığı kavuşturmak için direnilmemeli, sorularla karşı taraf zor durumda bırakılmamalıdır.
Konuşanın sözü kesilmemeli, söylenilenler not edilmelidir. Görüşme bitince kesinlikle teşekkür edilir ve iyi günler dilenir. Günlük konuşmalarda bunlar dışında yol sorma, kutlama, baş sağlığı gibi konuşma türleri de yapılır. Bu tür konuşmalarda da diğerlerinde olduğu gibi duygu, düşünce ve istekler açık ve kısa olarak belirtilmelidir.